Datenimport/-export

Mit Hilfe des Datenimports bzw. -export können Sie Daten in RechnungPro einlesen bzw. ausgeben.

Datenimport
Falls Sie bereits Artikel- und/oder Adressdaten in einem anderen Programm erfasst haben, dann können Sie diese u.U. in RechnungPro übernehmen. Detaillierte Angaben zum Datenimport für Artikel- und Adressdaten finden Sie im nächsten Schritt: Datenimport

Datenexport
Daten, die bereits in RechnungPro gespeichert sind, können mit wenig Aufwand im CSV Format exportiert werden. Neben dem reinen Export aller in den jeweiligen Bereichen (Artikel, Finanzen, Positionen und Zahlungen) gespeicherten Daten können Sie auch Buchhaltungs- und OSS (One Stop Shop) Daten für auswählbare Zeiträume exportieren.
Details zu den Datenexporten erläutern die folgenden Abschnitte:

Datensicherung
Das regelmäßige Erstellen von Datensicherung sollten Sie gewissenhaft durchführen. Nur so können Sie bei evtl. Beschädigungen an der Datenbankdatei auf einen (hoffentlich nicht zu alten) Datenbestand zurückgreifen.


Details dazu erläutert der Abschnitt Datensicherung.

Datenimport

Wenn Sie Ihre Artikel- oder Adressdaten bisher in einem anderen Programm, wie z.B. Numbers oder Excel, verwaltet haben, dann bietet es sich an, diese Artikeldaten in RechnungPro zu importieren.

Voraussetzung für den erfolgreichen Datenimport ist die Verwendung des Datenformates CSV - CommaSeparatedValues, also kommagetrennte Werte. Dieses Format beherrscht eigentlich jedes Programm. Die Zeichensatz-Kodierung muß UTF-8 sein, andere Kodierung können dazu führen, das Ihnen anstelle von Umlauten nur Sonderzeichen angezeigt werden.

RechnungPro X erwartet Artikeldaten in dieser Reihenfolge:

RechnungPro X erwartet Artikelpreisdaten in dieser Reihenfolge:

RechnungPro X erwartet Personendaten in dieser Reihenfolge:

Beispieldaten für Artikel

"RgPro-X","Rechnung Pro","Warengruppe","Untergruppe","Einfach zu bedienende Software zur Rechnungserstellung und -verwaltung.","123456789012","8,61","Stück","2","0"

Daten importieren

Rufen Sie den gleichnamigen Eintrag aus dem Menü Datei > Datenimport/-export auf, um das Importfenster zu öffnen. Wählen Sie bitte zuerst aus, ob Sie Artikel oder Personendaten importieren möchten..

Klicken Sie dann auf die Taste Datei öffnen, um das Dateiauswahlfenster zu öffnen. Wählen Sie in diesem die .csv Datei mit Ihren Daten aus. RechnungPro führt dann einen Probeimport durch und zeigt Ihnen die eingelesenen Daten in der Liste an. Kontrollieren Sie die angezeigten Daten bitte genau, ob die Zuordnung passt. Falls etwas nicht stimmt, brechen Sie bitte an dieser Stelle ab und bringen die .csv Datei in die richtige Reihenfolge.

Sobald alle Feldzuordnungen passen, können Sie die Daten fest in RechnungPro übernehmen, indem Sie auf Importieren klicken. Nach dem erfolgreichen Import wird das Importfenster geschlossen - ihre neu importierten Daten stehen Ihnen dann sofort zur Verfügung.

Sollten die importierten Daten doch nicht Ihren Vorstellungen entsprechen können Sie entweder ein aktuelles Backup das Datenbank zurücksichern oder die Artikel in der Artikelliste manuell löschen.

Buchhhaltung exportieren

RechnungPro ermöglicht es Ihnen die offenen Posten als Textdatei im CSV Format zu exportieren. Diese Textdatei können Sie dann z.B. Ihrem Steuerberater senden, damit er diese Daten in seine Software importieren kann. Rufen Sie dafür den Menübefehl Buchhaltung exportieren aus dem Menü „Datei > Datenim/-export“ auf.

Im sich öffnenden Fenster können Sie den Zeitraum festlegen, der für den Datenexport berücksichtigt werden soll. Sie können das Jahr und entweder den Monat oder das Quartal wählen.

Sobald Sie auf Export klicken wird RechnungPro nach passenden Datensätzen, die noch nicht exportiert wurden durchsucht und die gefundenen Daten exportiert.

Sollten keine passenden Daten gefunden werden erscheint eine Fehlermeldung. 

OSS Daten exportieren

RechnungPro ermöglicht es Ihnen Ihre One Stop Shop (OSS) Daten als Textdatei im CSV Format zu exportieren. Diese Textdatei können Sie dann z.B. Ihrem Steuerberater senden, damit er diese Daten in seine Software importieren kann. Rufen Sie dafür den Menübefehl OSS Daten exportieren aus dem Menü „Datei > Datenim/-export“ auf.

Im sich öffnenden Fenster können Sie den Zeitraum festlegen, der für den Datenexport berücksichtigt werden soll. Sie können das Jahr und entweder den Monat oder das Quartal wählen.

Sobald Sie auf Export klicken wird RechnungPro nach passenden Datensätzen, die noch nicht exportiert wurden durchsucht und die gefundenen Daten exportiert.

Sollten keine passenden Daten gefunden werden erscheint eine Fehlermeldung. 

Artikelexport

RechnungPro ermöglicht es Ihnen alle Artikel als Textdatei im CSV Format zu exportieren. Rufen Sie dafür den Menübefehl Artikel exportieren aus dem Menü „Datei > Datenim/-export“ auf. Wählen Sie dann den Namen und den Speicherort für die Datei aus.

Die Textdatei hat folgenden Aufbau:

Finanzexport

RechnungPro ermöglicht es Ihnen alle Finanzvorgänge als Textdatei im CSV Format zu exportieren. Rufen Sie dafür den Menübefehl Finanzen exportieren aus dem Menü „Datei > Datenim/-export“ auf. Wählen Sie dann den Namen und den Speicherort für die Datei aus.

Die Textdatei hat folgenden Aufbau:

Personenexport

RechnungPro ermöglicht es Ihnen alle Personen als Textdatei im CSV Format zu exportieren. Rufen Sie dafür den Menübefehl Personen exportieren aus dem Menü „Datei > Datenim/-export“ auf. Wählen Sie dann den Namen und den Speicherort für die Datei aus.

Die Textdatei hat folgenden Aufbau:

Positionsexport

RechnungPro ermöglicht es Ihnen alle Positionen als Textdatei im CSV Format zu exportieren. Rufen Sie dafür den Menübefehl Positionen exportieren aus dem Menü „Datei > Datenim/-export“ auf. Wählen Sie dann den Namen und den Speicherort für die Datei aus.

Die Textdatei hat folgenden Aufbau:

Zahlungsexport

RechnungPro ermöglicht es Ihnen alle Zahlungen als Textdatei im CSV Format zu exportieren. Rufen Sie dafür den Menübefehl Zahlungen exportieren aus dem Menü „Datei > Datenim/-export“ auf. Wählen Sie dann den Namen und den Speicherort für die Datei aus.

Die Textdatei hat folgenden Aufbau: