Datenimport/-export Mit Hilfe des Datenimports bzw. -export können Sie Daten in RechnungPro einlesen bzw. ausgeben. DatenimportFalls Sie bereits Artikel- und/oder Adressdaten in einem anderen Programm erfasst haben, dann können Sie diese u.U. in RechnungPro übernehmen. Detaillierte Angaben zum Datenimport für Artikel- und Adressdaten finden Sie im nächsten Schritt: Datenimport DatenexportDaten, die bereits in RechnungPro gespeichert sind, können mit wenig Aufwand im CSV Format exportiert werden. Neben dem reinen Export aller in den jeweiligen Bereichen (Artikel, Finanzen, Positionen und Zahlungen) gespeicherten Daten können Sie auch Buchhaltungs- und OSS (One Stop Shop) Daten für auswählbare Zeiträume exportieren.Details zu den Datenexporten erläutern die folgenden Abschnitte: Buchhaltung exportieren OSS Daten exportieren Artikelexport Finanzexport Personenexport Positionsexport Zahlungsexport DatensicherungDas regelmäßige Erstellen von Datensicherung sollten Sie gewissenhaft durchführen. Nur so können Sie bei evtl. Beschädigungen an der Datenbankdatei auf einen (hoffentlich nicht zu alten) Datenbestand zurückgreifen. Details dazu erläutert der Abschnitt Datensicherung. Datenimport Wenn Sie Ihre Artikel- oder Adressdaten bisher in einem anderen Programm, wie z.B. Numbers oder Excel, verwaltet haben, dann bietet es sich an, diese Artikeldaten in RechnungPro zu importieren. Voraussetzung für den erfolgreichen Datenimport ist die Verwendung des Datenformates CSV - CommaSeparatedValues, also kommagetrennte Werte. Dieses Format beherrscht eigentlich jedes Programm. Die Zeichensatz-Kodierung muß UTF-8 sein, andere Kodierung können dazu führen, das Ihnen anstelle von Umlauten nur Sonderzeichen angezeigt werden. RechnungPro X erwartet Artikeldaten in dieser Reihenfolge: Artikelnummer - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Artikelname - beliebige Länge, darf nicht leer sein Warengruppe - sollte einer der in RechnungPro hinterlegten Warengruppen entsprechen, kann auch leer bleiben Untergruppe - sollte einer der in RechnungPro hinterlegten Untergruppen entsprechen, kann auch leer bleiben Beschreibung - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Code/EAN - wahlweise 12/13 Zeichen für EAN12, 8 oder 9 Zeichen für EAN8, kann auch leer bleiben Nettopreis - darf nicht leer sein Einheit - sollte einer der in RechnungPro hinterlegten Einheiten entsprechen, kann auch leer bleiben USt.-Satz - wahlweise 0, 1 oder 2 Gewicht - kann auch leer bleiben Einkaufspreis - kann auch leer bleiben RechnungPro X erwartet Artikelpreisdaten in dieser Reihenfolge: Artikelnummer - beliebige Länge, darf nicht leer sein Artikelname - beliebige Länge, darf nicht leer sein Beschreibung - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Nettopreis - darf nicht leer sein Einkaufspreis - kann auch leer bleiben RechnungPro X erwartet Personendaten in dieser Reihenfolge: Kundennummer - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Anrede - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Titel - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Vorname - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Nachname - beliebige Länge, kann auch leer bleiben, wenn die Firma ausgefüllt ist Firma - beliebige Länge, kann auch leer bleiben, wenn der Nachname ausgefüllt ist Strasse - darf nicht leer sein Land - sollte einem der in RechnungPro hinterlegten Länderkürzel entsprechen, darf nicht leer sein Postleitzahl - darf nicht leer sein Ort - darf nicht leer sein Briefanrede - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Status - darf nicht leer sein Skonto - 0 oder anderer Zahlenwert Skonto in Tagen - 0 oder anderer Zahlenwert Zahlungsziel - 0 oder anderer Zahlenwert Netto/Brutto - Netto oder Brutto, darf nicht leer sein Zahlungsweise - sollte einer der in RechnungPro hinterlegten Zahlungsweisen entsprechen, darf nicht leer sein UStID - Umsatzsteueridentnummer, beliebige Länge, kann auch leer bleiben Land/Steuer - sollte einem der in RechnungPro hinterlegten Länderkürzel entsprechen, darf nicht leer sein Steuertext - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Telefon - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Fax - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Mobiltelefon - beliebige Länge, kann auch leer bleiben eMail - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Homepage - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Messenger - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Infos - beliebige Länge, kann auch leer bleiben Beispieldaten für Artikel "RgPro-X","Rechnung Pro","Warengruppe","Untergruppe","Einfach zu bedienende Software zur Rechnungserstellung und -verwaltung.","123456789012","8,61","Stück","2","0" Daten importieren Rufen Sie den gleichnamigen Eintrag aus dem Menü Datei > Datenimport/-export auf, um das Importfenster zu öffnen. Wählen Sie bitte zuerst aus, ob Sie Artikel oder Personendaten importieren möchten.. Klicken Sie dann auf die Taste Datei öffnen , um das Dateiauswahlfenster zu öffnen. Wählen Sie in diesem die .csv Datei mit Ihren Daten aus. RechnungPro führt dann einen Probeimport durch und zeigt Ihnen die eingelesenen Daten in der Liste an. Kontrollieren Sie die angezeigten Daten bitte genau, ob die Zuordnung passt. Falls etwas nicht stimmt, brechen Sie bitte an dieser Stelle ab und bringen die .csv Datei in die richtige Reihenfolge. Sobald alle Feldzuordnungen passen, können Sie die Daten fest in RechnungPro übernehmen, indem Sie auf Importieren klicken. Nach dem erfolgreichen Import wird das Importfenster geschlossen - ihre neu importierten Daten stehen Ihnen dann sofort zur Verfügung. Sollten die importierten Daten doch nicht Ihren Vorstellungen entsprechen können Sie entweder ein aktuelles Backup das Datenbank zurücksichern oder die Artikel in der Artikelliste manuell löschen. Buchhhaltung exportieren RechnungPro ermöglicht es Ihnen die offenen Posten als Textdatei im CSV Format zu exportieren. Diese Textdatei können Sie dann z.B. Ihrem Steuerberater senden, damit er diese Daten in seine Software importieren kann. Rufen Sie dafür den Menübefehl Buchhaltung exportieren aus dem Menü „Datei > Datenim/-export“ auf. Im sich öffnenden Fenster können Sie den Zeitraum festlegen, der für den Datenexport berücksichtigt werden soll. Sie können das Jahr und entweder den Monat oder das Quartal wählen. Sobald Sie auf Export klicken wird RechnungPro nach passenden Datensätzen, die noch nicht exportiert wurden durchsucht und die gefundenen Daten exportiert. Sollten keine passenden Daten gefunden werden erscheint eine Fehlermeldung.  OSS Daten exportieren RechnungPro ermöglicht es Ihnen Ihre One Stop Shop (OSS) Daten als Textdatei im CSV Format zu exportieren. Diese Textdatei können Sie dann z.B. Ihrem Steuerberater senden, damit er diese Daten in seine Software importieren kann. Rufen Sie dafür den Menübefehl OSS Daten exportieren aus dem Menü „Datei > Datenim/-export“ auf. Im sich öffnenden Fenster können Sie den Zeitraum festlegen, der für den Datenexport berücksichtigt werden soll. Sie können das Jahr und entweder den Monat oder das Quartal wählen. Sobald Sie auf Export klicken wird RechnungPro nach passenden Datensätzen, die noch nicht exportiert wurden durchsucht und die gefundenen Daten exportiert. Sollten keine passenden Daten gefunden werden erscheint eine Fehlermeldung.  Artikelexport RechnungPro ermöglicht es Ihnen alle Artikel als Textdatei im CSV Format zu exportieren. Rufen Sie dafür den Menübefehl Artikel exportieren aus dem Menü „Datei > Datenim/-export“ auf. Wählen Sie dann den Namen und den Speicherort für die Datei aus. Die Textdatei hat folgenden Aufbau: Artikel-Nr. Name Warengruppe Untergruppe Beschreibung Code/EAN Nettopreis Einheit USt. Gewicht Einkaufspreis Finanzexport RechnungPro ermöglicht es Ihnen alle Finanzvorgänge als Textdatei im CSV Format zu exportieren. Rufen Sie dafür den Menübefehl Finanzen exportieren aus dem Menü „Datei > Datenim/-export“ auf. Wählen Sie dann den Namen und den Speicherort für die Datei aus. Die Textdatei hat folgenden Aufbau: ID - interne ID Nummer GUID - eindeutige Datensatzkennung Kreditor Debitor Belegzuordnung Land Kunde eMail people_GUID - Datensatzkennung aus Kontakte Datum Skonto Tage Netto/Brutto Belegart Zusatztext Nummer Bez. Ziel Zahlweise Gedruckt Vorgangsart Rabattsumme Bruttobetrag Nettosumme Offener Betrag Summe MwSt. 1 Summe MwSt. 2 Nachtext Vortext Skontotext Zahltext Steuerhinweis MwSt.-Satz 1 (vermindert) MwSt.-Satz 2 (normal) USt.-Id-Nr. Personenexport RechnungPro ermöglicht es Ihnen alle Personen als Textdatei im CSV Format zu exportieren. Rufen Sie dafür den Menübefehl Personen exportieren aus dem Menü „Datei > Datenim/-export“ auf. Wählen Sie dann den Namen und den Speicherort für die Datei aus. Die Textdatei hat folgenden Aufbau: Kundennummer Anrede Titel Vorname Nachname Firma Strasse Land PLZ Ort Briefanrede Status Skonto Skonto in Tagen Zahlungsziel Netto / Brutto Zahlungsweise USt-Id-Nr. Land für Umsatzsteuer Steuerhinweis Telefon Fax Mobil eMail Homepage Messenger Informationen Positionsexport RechnungPro ermöglicht es Ihnen alle Positionen als Textdatei im CSV Format zu exportieren. Rufen Sie dafür den Menübefehl Positionen exportieren aus dem Menü „Datei > Datenim/-export“ auf. Wählen Sie dann den Namen und den Speicherort für die Datei aus. Die Textdatei hat folgenden Aufbau: ID - interne ID Nummer GUID - eindeutige Datensatzkennung article_GUID finance_GUID Pos. Beschreibung Rabatt (in %) Artikelname Artikelnr. Nettopreis Bruttopreis Nettopreis Menge Summe Brutto Summe Rabatt Summe Netto Summe MwSt. Einheit MwSt. % Gewicht Zahlungsexport RechnungPro ermöglicht es Ihnen alle Zahlungen als Textdatei im CSV Format zu exportieren. Rufen Sie dafür den Menübefehl Zahlungen exportieren aus dem Menü „Datei > Datenim/-export“ auf. Wählen Sie dann den Namen und den Speicherort für die Datei aus. Die Textdatei hat folgenden Aufbau: ID - interne ID Nummer GUID - eindeutige Datensatzkennung Betrag Datum finance_GUID Notiz Zahlungsweise Beleg