Datenimport
Wenn Sie Ihre Artikel- oder Adressdaten bisher in einem anderen Programm, wie z.B. Numbers oder Excel, verwaltet haben, dann bietet es sich an, diese Artikeldaten in RechnungPro zu importieren.
Voraussetzung für den erfolgreichen Datenimport ist die Verwendung des Datenformates CSV - CommaSeparatedValues, also kommagetrennte Werte. Dieses Format beherrscht eigentlich jedes Programm. Die Zeichensatz-Kodierung muß UTF-8 sein, andere Kodierung können dazu führen, das Ihnen anstelle von Umlauten nur Sonderzeichen angezeigt werden.
RechnungPro X erwartet Artikeldaten in dieser Reihenfolge:
- Artikelnummer - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Artikelname - beliebige Länge, darf nicht leer sein
- Warengruppe - sollte einer der in RechnungPro hinterlegten Warengruppen entsprechen, kann auch leer bleiben
- Untergruppe - sollte einer der in RechnungPro hinterlegten Untergruppen entsprechen, kann auch leer bleiben
- Beschreibung - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Code/EAN - wahlweise 12/13 Zeichen für EAN12, 8 oder 9 Zeichen für EAN8, kann auch leer bleiben
- Nettopreis - darf nicht leer sein
- Einheit - sollte einer der in RechnungPro hinterlegten Einheiten entsprechen, kann auch leer bleiben
- USt.-Satz - wahlweise 0, 1 oder 2
- Gewicht - kann auch leer bleiben
- Einkaufspreis - kann auch leer bleiben
RechnungPro X erwartet Artikelpreisdaten in dieser Reihenfolge:
- Artikelnummer - beliebige Länge, darf nicht leer sein
- Artikelname - beliebige Länge, darf nicht leer sein
- Beschreibung - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Nettopreis - darf nicht leer sein
- Einkaufspreis - kann auch leer bleiben
RechnungPro X erwartet Personendaten in dieser Reihenfolge:
- Kundennummer - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Anrede - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Titel - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Vorname - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Nachname - beliebige Länge, kann auch leer bleiben, wenn die Firma ausgefüllt ist
- Firma - beliebige Länge, kann auch leer bleiben, wenn der Nachname ausgefüllt ist
- Strasse - darf nicht leer sein
- Land - sollte einem der in RechnungPro hinterlegten Länderkürzel entsprechen, darf nicht leer sein
- Postleitzahl - darf nicht leer sein
- Ort - darf nicht leer sein
- Briefanrede - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Status - darf nicht leer sein
- Skonto - 0 oder anderer Zahlenwert
- Skonto in Tagen - 0 oder anderer Zahlenwert
- Zahlungsziel - 0 oder anderer Zahlenwert
- Netto/Brutto - Netto oder Brutto, darf nicht leer sein
- Zahlungsweise - sollte einer der in RechnungPro hinterlegten Zahlungsweisen entsprechen, darf nicht leer sein
- UStID - Umsatzsteueridentnummer, beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Land/Steuer - sollte einem der in RechnungPro hinterlegten Länderkürzel entsprechen, darf nicht leer sein
- Steuertext - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Telefon - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Fax - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Mobiltelefon - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- eMail - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Homepage - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Messenger - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
- Infos - beliebige Länge, kann auch leer bleiben
Beispieldaten für Artikel
"RgPro-X","Rechnung Pro","Warengruppe","Untergruppe","Einfach zu bedienende Software zur Rechnungserstellung und -verwaltung.","123456789012","8,61","Stück","2","0"
Daten importieren
Rufen Sie den gleichnamigen Eintrag aus dem Menü Datei > Datenimport/-export auf, um das Importfenster zu öffnen. Wählen Sie bitte zuerst aus, ob Sie Artikel oder Personendaten importieren möchten..
Klicken Sie dann auf die Taste Datei öffnen, um das Dateiauswahlfenster zu öffnen. Wählen Sie in diesem die .csv Datei mit Ihren Daten aus. RechnungPro führt dann einen Probeimport durch und zeigt Ihnen die eingelesenen Daten in der Liste an. Kontrollieren Sie die angezeigten Daten bitte genau, ob die Zuordnung passt. Falls etwas nicht stimmt, brechen Sie bitte an dieser Stelle ab und bringen die .csv Datei in die richtige Reihenfolge.
Sobald alle Feldzuordnungen passen, können Sie die Daten fest in RechnungPro übernehmen, indem Sie auf Importieren klicken. Nach dem erfolgreichen Import wird das Importfenster geschlossen - ihre neu importierten Daten stehen Ihnen dann sofort zur Verfügung.
Sollten die importierten Daten doch nicht Ihren Vorstellungen entsprechen können Sie entweder ein aktuelles Backup das Datenbank zurücksichern oder die Artikel in der Artikelliste manuell löschen.