Im Bildschirm E-Mail richten Sie den automatischen Abruf von E-Rechnungen aus einem E-Mail-Postfach ein. E-Rg Pro prüft neue E-Mails im angegebenen Ordner und erfasst angehängte E-Rechnungen (PDF mit eingebetteter XML-Datei oder XML-Dateien) automatisch. Andere Anhänge werden ignoriert. Jede E-Mail wird nur einmal verarbeitet.
Der Abruf erfolgt über das IMAP-Protokoll, das von nahezu allen E-Mail-Anbietern unterstützt wird. Die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Anbieter.
E-Rechnungen per E-Mail abrufen (IMAP)
IMAP-Server
Name des IMAP-Servers Ihres Postfachs, z. B. imap.beispiel.de.
Port
Port des IMAP-Servers: 993 (SSL/TLS) oder 143 (STARTTLS). Im Normalfall ist 993 richtig.
Benutzername
Benutzername des Postfachs, meist die E-Mail-Adresse.
Passwort
Passwort des Postfachs. Viele Anbieter verlangen für den Zugriff durch Programme ein eigenes App-Passwort. Das Passwort wird in der verschlüsselten Datenbank von E-Rg Pro gespeichert.
Ordner
Ordner des Postfachs, in dem die Rechnungen eingehen, meist INBOX (Posteingang). Wenn Sie Rechnungen per Regel in einen eigenen Ordner sortieren lassen, tragen Sie hier diesen Ordner ein.
Tage zurück
Nur E-Mails der letzten Tage werden geprüft. Voreingestellt sind 30 Tage.
Abgerufene E-Mails als gelesen markieren
Ist die Option aktiviert, werden verarbeitete E-Mails im Postfach als gelesen markiert.
Beim Programmstart automatisch abrufen
Ist die Option aktiviert, prüft E-Rg Pro bei jedem Programmstart das Postfach auf neue E-Rechnungen.
Verbindung testen und abrufen
Mit der Taste Verbindung testen werden die Einstellungen gespeichert und die Verbindung zum Postfach geprüft. Bei Erfolg erhalten Sie die Meldung, dass die Verbindung funktioniert, ansonsten wird die Fehlermeldung des Servers angezeigt.
Mit der Taste Jetzt abrufen werden die Einstellungen gespeichert und neue E-Rechnungen sofort abgerufen. Den Abruf können Sie jederzeit auch über den Menübefehl Ablage > E-Rechnungen aus Postfach abrufen starten.
Nach dem Abruf zeigt Ihnen E-Rg Pro eine Zusammenfassung an: wie viele E-Mails geprüft, wie viele E-Rechnungen erfasst wurden, wie viele bereits vorhanden waren und wie viele Anhänge keine gültigen E-Rechnungen waren.
In der Demoversion werden höchstens so viele Rechnungen erfasst, bis die Grenze der Demoversion erreicht ist.